Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Od 2026 roku korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla większości firm, co oznacza rewolucję w sposobie dokumentowania sprzedaży.
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
To faktura wystawiona w formacie XML, zgodnym z wzorem określonym przez Ministerstwo Finansów. Nie jest to PDF ani papier — to dokument cyfrowy, który trafia bezpośrednio do KSeF i stamtąd do odbiorcy.
Jak działa KSeF?
- Przedsiębiorca wystawia fakturę w programie księgowym zintegrowanym z KSeF
- Faktura trafia do systemu Ministerstwa Finansów
- Odbiorca może ją pobrać bezpośrednio z KSeF
- Faktura jest automatycznie przechowywana przez 10 lat
Korzyści z KSeF
- Automatyzacja księgowości — faktury trafiają bezpośrednio do systemów biur rachunkowych
- Brak konieczności archiwizacji — faktury są przechowywane w KSeF
- Szybsze zwroty VAT — nawet do 40 dni
- Mniejsze ryzyko błędów i oszustw — każda faktura ma unikalny numer i jest weryfikowana przez MF
- Ułatwienia przy kontrolach skarbowych — dostęp do faktur online
Wyzwania i obowiązki
- Konieczność integracji programu księgowego z KSeF
- Obowiązek nadania uprawnień do wystawiania faktur (np. pracownikom, biuru rachunkowemu)
- Potrzeba przeszkolenia zespołu i klientów
- Wystawianie faktur offline będzie niemożliwe (poza awaryjnymi przypadkami)
Terminy wdrożenia
- od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem)
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.